Elektronický oběh dokladů

Elektronicky obeh dokladu - uvodni foto nove

Elektronický oběh dokladů

Moderní nástroj pro efektivní řízení oběhu klíčových dokladů v rámci organizace. Usnadňuje pořizování a schvalování různých druhů dokumentů jako jsou faktury, objednávky, smlouvy a veřejné zakázky. Plně integrováno s cloudovou službou na bázi OCR systémů pro vytěžování papírových dokumentů s přidanou hodnotou umělé inteligence.

Hlavní přínosy

Komplexní řešení elektronického oběhu dokladů založené na produktu FaMa+ včetně portálové nadstavby MyDesk a mobilní aplikace Marion pokrývá celý vnitropodnikový životní cyklus různých druhů dokumentů jako jsou faktury přijaté a vydané, objednávky, smlouvy, ežádánky. Součástí řešení může být i automatizované vytěžování obdržených papírových dokladů pomocí umělé inteligence.

Úspora času a nákladů

Elektronizace procesů pořizování a schvalování dokladů přináší úsporu času a nákladů v rámci provozních agend. Lze tak docílit urychlení schvalování i samotného zaúčtování faktur a ostatních dokladů.

Přehlednost

Schvalování probíhá na přehledném portálovém dashboardu, který lze přizpůsobit organizaci a jednotlivým pracovním pozicím v ní. Doklady lze schvalovat i v rámci nativní mobilní aplikace Marion pro iOS a Android.

Notifikace uživatelů

Upozornění na nový úkol lze uživatelům zaslat prostřednictvím emailu, sms či push notifikace. Proces zpracování dokladů tedy není bržděn prodlevami v komunikaci.

Flexibilita procesů

Schvalovací procesy lze flexibilně definovat a řídit na základě workflow nástroje integrovaného přímo do řešení. Procesy pro jednotlivé doklady mohou být sériové či paralelní, individuálně nastavené a lze je měnit dle potřeb organizace bez potřeby programování.

Integrace

Řešení lze plně integrovat s důvěryhodným archivem dokumentů, účetním systémem a službou SMS pro posílání zpráv. K vytěžování papírových dokladů lze využít integrovanou cloudovou službu na bázi umělé inteligence od společnosti Microsoft. Součástí celku je i engine na zpracování standardizovaných formátu dat typu ISDOC.

Bezpečnost

Moderní a hlavně bezpečná platforma. Přístupy k řešení jsou jednotně řízeny na základě ověření uživatele a jeho role. Přihlašování probíhá pomocí Microsoft služby ADFS. Přístup k datům je kompetenčně omezen jen na data, ke kterým má uživatel mít přístup. Veškerá výměna dat v rámci mobilní aplikace probíhá zabezpečeným způsobem s využitím šifrovacích mechanismů.

Zastupitelnost

Lze definovat zastupitelnost jednotlivých pracovníků tak, aby proces zpracování dokladů nebyl zastaven během dovolených nebo absencí klíčových lidí.

Manažerské výstupy a reporting

V rámci řešení lze zobrazit uživatelské widgety s klíčovými ukazateli pro manažery.

Soulad s legislativou řídící kontroly

Řešení v souladu se zákonem o finanční kontrole 320/2001 Sb. generuje záznamy pro řídící kontrolu. Řešení podporuje validaci vybraných úkonů elektronickými podpisy a pečetěmi včetně časových razítek.

Efektivní práce s dokumenty dokladů

Podpora správy verzí dokumentů a metadat, možnost zobrazení schvalovaných pdf dokumentů přímo u evidovaných dokladů.

Klíčové funkce

Portál MyDesk

Portál poskytuje běžným uživatelům přístup k jednotlivým jeho službám a umožňuje jim on-line řešení vybraných životních situací nad doklady, od náhledu přes schvalování až po zobrazení manažerských sestav pro vybrané role. Uživatelé mohou spolupracovat nad dokumenty pomocí interního komunikačního chatu či poznámek. Doklady a jejich metadata lze rovněž vytisknout nebo stáhnout k sobě, pokud je to povoleno.

Mobilní aplikace Marion

Uživatel může dělat podobné operace jako na portálu Mydesk v rámci nativní mobilní aplikace Marion dostupné pro operační systémy iOS a Android. Informace a schvalovací procesy má tak pod kontrolou 24×7 a může je efektivně řídit i mimo organizaci.

Backend zóna FaMa+

Součástí řešení elektronického oběhu dokumentů je i backend zóna pro pracovníky organizace. V této zóně pověření pracovníci zpracovávají jednotlivé účetní doklady včetně případné konverze dokumentů z papírové formy a jejich automatizovaného či manuálního vytěžování. To může obnášet úzkou spolupráci s dalšími interními systémy zákazníka, např. s účetním systémem. Komunikace s těmito systémy pak probíhá prostřednictvím univerzálního komunikačního rozhraní, které může být realizováno prostřednictvím integrační platformy. Řešení je samozřejmě plně integrováno s vybranými moduly edice FaMa+ FA pro řízení účetních a finančních procesů organizace.

MARION

Mobilní aplikace určená pro manažery a další pracovníky, kteří vyžadují mít vždy po ruce informace o aktuálním stavu vyřízení jednotlivých účetních dokladů.

Více informací →

Řízená dokumentace

Řízená dokumentace (ŘD) je modulem informačního systému FaMa+.
Je klíčovým nástrojem pro moderní a efektivní správu firemní dokumentace, jejíž životní cyklus je řízen pomocí nástrojů workflow.

Více informací →